Ý nghĩ bất chợt và kỳ tích ứng dụng thành công ERP trong nước trong vòng 4 tháng của một công ty đa quốc gia.

Doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn đối với ERP, mở ra cho nhà cung cấp nội những tia hy vọng
Là công ty con tại Trung Quốc của một công ty đa quốc gia, công ty thiết bị điều không Luwa Thượng Hải năm ngoái đã triển khai hệ thống ERP, nhưng một điều ít ai ngờ đến là công ty này lại không lựa chọn giải pháp mà công ty mẹ ở Thuỵ Sỹ đã lựa chọn là SAP, mà lại chọn “sản phẩm nội” của nhà cung cấp UFIDA. Giám đốc điều hành công ty Luwa Thượng Hải đã có nhiều lần kinh nghiệm trong chuyện triển khai ERP, bà nói với phóng viên: “Thực ra lúc đầu, khi lựa chọn nhà cung cấp ERP trong nước, tâm lý cũng có chút lo lắng, nhưng khi đã đi vào sử dụng thì kết quả thực tế lại vượt xa so với chúng tôi mong đợi”.
Trước khi vào công ty Luwa, bà Khương Huệ Mẫn đã từng tham gia triển khai phần mềm ERP nước ngoài tại một công ty có vốn đầu tư của Mỹ, mặc dù hệ thống sau đó hoạt động khá tốt, nhưng theo bà thì mất đến gần 3 năm để triển khai một hệ thống thì trong suốt quá trình đó chắc chắn sẽ nảy sinh những vấn đề lợi bất cập hại. Theo quan điểm của mình, bà cho rằng đối với một công ty vừa và nhỏ tại Trung Quốc thì tốc độ triển khai là yêu cầu cơ bản nhất cho một dự án. Do đó, lần này công ty Luwa chúng tôi triển khai ERP chỉ mất vỏn vẹn có 4 tháng.
Công ty Luwa Thượng Hải trước kia sản xuất chủ yếu dựa vào dự án, có nghĩa là khi nhận được một đơn hàng mới bắt tay vào dự án, do đó mới đầu không chú trọng vào các khâu sản xuất. Bà Khương Huệ Mẫn nói: dần dần, khi nhà xưởng của Luwa ở Mỹ, Đức chuyển đến Trung Quốc, công ty Thượng Hải bắt đầu có dịch vụ gia công. Mặc dù công việc lắp ráp không hề phức tạp, nhưng do khối lượng công việc tăng lên gấp bội, linh kiện tồn kho tăng từ vài triệu lên đến hơn chục triệu. Bị rơi vào hoàn cảnh này là do chúng tôi chưa coi trọng công tác khống chế lưu chuyển vật tư. Kế hoạch thu mua cũng khó thực hiện, chỉ dựa vào một dự án đơn lẻ để mua hàng, không có cách nào để biết được lượng tồn kho sẵn có, dẫn đến việc sắp xếp sản xuất không hợp lý, không kịp thời nắm bắt được lượng hàng tồn và lượng hàng đến nơi, không phân tích được vật tư tồn đọng cũng như tuổi nợ. Bà Khương Tuệ Mẫn kể ra một loạt những khó khăn mà công ty đang phải đối mặt.
Tháng 3, tháng 4 năm ngoái, công ty Luwa bắt đầu có ý định triển khai hệ thống ERP. Bà Khương Huệ Mẫn hiểu rằng trụ sở chính ở Thuỵ Sỹ đang dùng SAP, tính năng cũng rất tốt, nhưng kinh nghiệm nói với bà rằng, không hẳn tính năng mạnh thì có nghĩa là khi triển khai sẽ dễ dàng. Theo như thực trạng công ty ở Thượng Hải, thì triển khai SAP thực ra không hẳn đã hoàn toàn phù hợp. Hơn nữa trước kia cũng đã dùng phần mềm kế toán của UFIDA, thế nên nói gì thì nói cũng có cơ sở để tin cậy, nếu thay bằng hệ thống khác lại phải mất công thẩm định lại từ đầu. Năm 2004, trụ sở chính bên Thuỵ Sỹ đã 2 lần phái chuyên gia sang Thượng Hải để tiến hành đánh giá toàn diện đối với hệ thống ERP của UFIDA.
Thực ra, là người đã từng tham gia triển khai hệ thống của SAP, SAS, trong lòng bà Khương Tuệ Mẫn cũng còn chút nghi ngờ, những công ty nước ngoài lớn như vậy mà xem ra cũng chẳng phải tốt hẳn, thế thì một công ty trong nước như UFIDA liệu có thể làm tốt được chăng? Mặc dù Luwa không phải là một công ty lớn nhưng xét về nghiệp vụ thì tiêu thụ trong nước cũng có, mà xuất khẩu nước ngoài cũng có, một nhà cung cấp phần mềm trong nước liệu có đáp ứng nổi với các yêu cầu phức tạp này không?
Từ lúc bắt đầu triển khai hồi tháng tư cho đến nay, việc sử dụng hệ thống đã hoàn toàn làm tan đi mối lo âu nghi ngờ lúc đầu của bà Khương Tuệ Mẫn. “Trước kia, khi sử dụng hệ thống ERP của một công ty nước ngoài, có lần gặp phải trường hợp thiếu mất dữ liệu mà không sao tra ra được là nguyên nhân vì đâu, bây giờ thì không thể xảy ra trường hợp như vậy nữa rồi: nếu lẽ ra có 500 mục số liệu mà phát hiện thấy thiếu mất một thì vẫn có thể phân tích được một cách đơn giản xem vấn đề nằm ở đâu, thật vượt quá sức tưởng tượng của tôi”
“Thực ra theo tôi, sự tốt xấu của một phần mềm không phải là vấn đề cấp bách cho lắm, điều cần thực sự được coi trọng đó là quá trình triển khai”. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP lần này điều gây ấn tượng nhất đối với bà Khương Huệ Mẫn đó là “phương pháp luận triển khai” mà UFIDA cung cấp. Trước khi bắt đầu triển khai, họ tiến hành một cuộc họp với các nhân viên có liên quan, lên kế hoạch một cách chi tiết, thông báo cho mọi người những công việc phải làm, ví dụ như lúc nào cần phải hoàn thành những công việc nào, ở giai đoạn nào thì tiến hành đào tạo những nội dùng nào, đối với những user chủ chốt thì cần phải đào tạo sâu ở mức độ nào, ở những giai đoạn khác nhau cần phải tiến hành đào tạo cho những đối tượng nào. Đối với việc chuẩn bị dữ liệu cơ sở, ví dụ như mã số để đánh mã và kiểm soát nguyên vật liệu, mỗi một vật liệu chỉ có một mã duy nhất, đồng thời những mã số này phải có một quy luật thống nhất.Một khi công việc này tiến hành thuận lợi , thời gian để thực hiện kế hoạch chính đã có thể rút ngắn được một chút. Thậm chí kế hoạch được phân chi tiết tới mức mỗi một ngày phải thực hiện được những công việc gì” Bà Khương Huệ Mẫn nói “ Tôi thấy phương pháp của công ty UFIDA là vô cùng hợp lý , áp dụng một cách vô cùng hiệu quả ở công ty chúng tôi, vì vậy , chỉ sau có 4 tháng , hệ thống đã chính thức được sử dụng một cách hết sức thuận lợi”.

Nói về kinh nghiệm triển khai ERP

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo vẫn là trọng yếu
Một hệ thống mà cần rất nhiều bộ phận đồng thời sử dụng như : phòng kinh doanh , phòng kế hoạch , phòng thu mua , bộ phận kho … Tất cả đều mới bắt đầu triển khai , họ đều chưa biết gì , hơn nữa mỗi một bộ phận phòng ban vẫn có những công việc cần phải làm , do đó trong quá trình đào tạo sẽ có tình trạng không thể tham gia đầy đủ,như vậy sẽ dễ dàng bỏ xót một mảng kiến thức , trong khi chuyên gia lại không thể cứ giảng đi giảng lại , vì vậy công việc của giám đốc dự án là phải làm tốt vấn đề quản lý, giúp cho mỗi một phòng ban , mỗi một nhân viên ý thức được sự cần thiết khi học những kiến thức đó
Được cái hai vị tổng cũng rất hết sức hỗ trợ, ủng hộ tôi, đặt vị trí của tôi cao hơn một chút so với những giám đốc các bộ phận khác, nếu không cũng khó mà có thể đưa hệ thống đi vào sử dụng trong vòng có 4 tháng . Tầm quan trọng của dự án này cũng được đặt lên trên các công việc hàng ngày khác , để cho mọi người ý thức được rằng tiến độ triển khai của dự án này cũng sẽ có ảnh hưởng nhất định đến công việc của mỗi người nhưng vẫn phải đảm bảo ưu tiên hoàn thành trước
Sếp cũng cho tôi một số quyền hạn nhất định , ví dụ như có thể đặt ra một chế độ thưởng, để xác định mức thưởng cho giám đốc tài vụ và giám đốc dự án.

Ứng dụng ERP không có nghĩa là giảm bớt lượng công việc
Bản thân việc triển khai ERP chính là một hình thức cải cách quản lý, biến cái cách quản lý sơ sài trước kia thành một phương thức quản lý chi tiết , chặt chẽ , thực ra trong đó sẽ có vần đề về tăng lượng công việc . Các sếp lại hay nghĩ rằng , một khi đã ứng dụng được hệ thống rồi thì sẽ giảm bớt được đáng kể lượng công việc , chi phí cho nhân lực đã được chuyển cho phần mềm rồi , như vậy sẽ giảm bớt được nhân lực . Trước kia tôi cũng từng nghĩ như thế , nhưng bây giờ cách hiểu của tôi lại khác xa , khi ứng dụng thành công hệ thống , xét về một góc độ, một phương diện nào đó thì là giảm bớt được lượng công việc , nhưng xét về tổng thể thì lượng công việc lại tăng lên. Do vậy , khi triển khai một dự án thì nhất định phải tạo được một biện pháp khích lệ hữu hiệu.
Khi chưa ứng dụng hệ thống , việc khống chế giá thành còn rất lỏng lẻo , bây giờ đã yêu cầu quản lý một cách chặt chẽ rồi , nhưng về tổng thể thì chi phí nhân công không hề giảm bớt , do đó , cách nghĩ bỏ tiền ra mua một phần mềm thì sẽ giảm bớt được nhân lực là không thực tế cho lắm ,không giống như sử dụng văn phòng tự động , không thể đem cách nhận thức đối với OA để nhận thức ERP được, như vậy là không đúng 
Triển khai phần mềm tỷ lệ thuận với tố chất của nhân viên