Tập đoàn điện tín Trung Quốc

Giới thiệu công ty
Tập đoàn điện tín Trung Quốc là doanh nghiệp nhà nước về lĩnh vực thông tin liên lạc có quy mô khá lớn, là nhà cung cấp dịch vụ thông tin liên lạc tổng hợp lớn nhất Trung Quốc, sở hữu mạng lưới điện thoại cố định và mạng tin tức tiếng Trung lớn nhất thế giới, bao trùm khắp các thành thị, nông thôn trên cả nước, thông suốt sang các khu vực trên thế giới. Các đơn vị thành viên bao gồm các công ty hoạt động về lĩnh vực cung cấp dịch vụ thông tin liên lạc, liên kết và ứng dụng mạng Internet, dữ liệu thông tin liên lạc, dịch vụ thông tấn, thông tin liên lạc giữa quốc tế và Hồng Kông, Áo Môn, Đài Loan…phân bố tại 31 tình thành trên cả nước, có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu về dịch vụ thông tin liên lạc của khách hàng trong và ngoài nước.

Bối cảnh của dự án
Xét bối cảnh bên ngoài, Điện tín Trung Quốc là công ty nước ngoài có cổ phiếu niêm yết tại sàn giao dịch chứng khoán New York, Mỹ. Theo yêu cầu của dự luật SOX công bố năm 2002, các doanh nghiệp nước ngoài trên lãnh thổ nước Mỹ từ sau ngày 15 tháng 7 năm 2006 phải thông qua kiểm toán của bên thứ ba về việc chấp hành điều khoản 404 dự luật SOX, nếu không sẽ phải đối mặt với khoản phạt khá lớn. Quy định của dự luật này có đề cập đến vấn đề hệ thống quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp như :
Đối với công ty đã niêm yết, mỗi một nhân viên trong công ty khi được bổ nhiệm đều phải có cương vị đảm nhiệm rõ ràng.
Đối với công ty đã niêm yết, vị trí, chức vụ, trách nhiệm của bất kể một nhân viên nào đều phải được mô tả một cách cụ thể, chi tiết.
Đối với công ty đã niêm yết, mỗi một mắt xích trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày đều phải có một quy trình quản lý tương ứng và tiêu chuẩn giám sát:
Cơ cấu tổ chức, tuyển dụng nhân viên, các yêu cầu tương ứng
Hàng ngày xử lý các nghiệp vụ về lương, phúc lợi đều phải có sự cân bằng và giám sát lẫn nhau
Khi phát sinh các thay đổi nhân sự, điều chỉnh lương, tiến hành thưởng phạt đều phải có biên bản được ký duyệt đầy đủ
Nếu không đáp ứng được các yêu cầu trên, công ty sẽ phải đối mặt với một mức phạt rất lớn thậm trí là tước quyền giao dịch.
Xét trong nội bộ, Tập đoàn điện tín Trung Quốc là một doanh nghiệp mô hình cực lớn vào loại điển hình, theo kinh nghiệm nhiều năm tìm hiểu nhu cầu khách hàng của UFIDA, việc xây dựng hệ thống thông tin hoá nguồn nhân lực của tập đoàn thường có những đặc tính sau:
Lượng thông tin, dữ liệu trao đổi là vô cùng lớn, yêu cầu có thể thực hiện được việc truyền tải lượng lớn dữ liệu cùng lúc và luôn trong tình trạng ổn định, yêu cầu đáp ứng được khả năng tải dữ liệu đồng thời của hơn 200 users, dung lượng có khả năng lưu trữ dữ liệu của hơn chục nghìn người.
Mô hình hoá cơ cấu nghiệp vụ: yêu cầu ít nhất cũng phải căn cứ vào các góc độ, quy mô khác nhau như tổ chức, đối tượng, chức năng…để tiến hành quản lý và phát triển nguồn nhân lực tập đoàn.
Phân quyền vô cùng phức tạp: Hệ thống phải hỗ trợ được chức năng căn cứ vào các phương thức khác nhau như nhân viên, cương vị, vai trò, chức trách…để tiến hành phân quyền hạn, đồng thời yêu cầu quyền hạn về chức năng phải phân rõ đến mức độ thao tác công việc, quyền hạn về dữ liệu phải được phân rõ đến cấp độ ký tự.
Yêu cầu nghiêm ngặt đối với tính an toàn: Yêu cầu hệ thống phải đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu, cho tổ chức, và an toàn mạng. Có thể thực hiện được các yêu cầu an toàn đối với các phương diện như hệ thống phần cứng, cơ sở dữ liệu, chức năng ứng dụng, đảm bảo tính an toàn cao cho dữ liệu lưu truyền trên mạng.
Tính phức tạp của việc quản lý hợp đồng: Do cơ cấu nhân viên có số lượng rất lớn, các thông tin cần trao đổi, phối hợp là rất lớn, dẫn dến quản lý dự án rất phức tạp, yêu cầu phải có phương án luận quản lý thành thục mới có thể thực hiện được các yêu cầu xây dựng dự án của tập đoàn quy mô lớn như vậy.
Mức độ khó do hệ thống được sử dụng rộng rãi: việc làm thay đổi thói quen làm việc cũng như phương thức tư duy của mọi người trong phạm vi tập đoàn đã là một vấn đề hết sức khó khăn, thái độ không hợp tác của những người bị ảnh hưởng về quyền lợi lại càng tăng thêm độ khó cho việc triển khai hệ thống.
Sau khi cân nhắc về các bối cảnh bên ngoài cũng như nội bộ, tập đoàn Điện tín Trung Quốc đã xác định sẽ đưa ra các nhu cầu đối với việc xây dựng một hệ thống quản lý nguồn nhân lực.

Xây dựng mục tiêu và quy hoạch
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là một bộ phận chủ yếu trong hệ thống thông tin quản lý tích hợp của doanh nghiệp, yêu cầu phải hoàn thiện về chức năng, thích ứng với các hệ thống của toàn tập đoàn, có thể hỗ trợ trên các phương diện cho công tác quản lý nguồn nhân lực tập đoàn, đồng thời phải hoàn toàn tích hợp được với các hệ thống ứng dụng nghiệp vụ khác của doanh nghiệp ( như hệ thống tài chính, hệ thống thống kê BW), thông qua việc chia sẻ hệ thống cơ sở dữ liệu có thể cung cấp các thông tin theo yêu cầu, hỗ trợ cho nhu cầu quyết định nguồn nhân lực, đánh giá các kế hoạch, chính sách nguồn nhân lực đồng thời có những phản ứng nhanh chóng đối với những sự thay đổi về hoàn cảnh nghiệp vụ.
Việc xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực cần lấy quản lý thông tin nghiệp vụ làm nền tảng, quản lý khống chế quá trình nghiệp vụ làm hạt nhân, hỗ trợ quản lý quy trình công việc, hỗ trợ tổ chức lại quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ tích hợp các hệ thống khác nhau, hỗ trợ hệ thống nhiều cơ sở dữ liệu, cung cấp một nền tảng cấu trúc thống nhất trong đó UML tool có thể nhìn thấy. Giảm bớt rủi ro trong triển khai, phát triển hệ thống, hạ giá thành nghiên cứu phát triển, tăng tốc độ ứng dụng phần mềm, hỗ trợ các nhu cầu thay đổi của khách hàng trong quá trình phát triển, nâng cao giá trị ứng dụng.
Theo những phân tích ở trên, xây dựng hệ thống cần phải xác định sẽ cung cấp cho điện tín Trung Quốc sự đảm bảo về kỹ thuật, đồng thời căn cứ vào nhu cầu phát triển nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực, kịp thời cung cấp giải pháp kỹ thuật, xây dựng một bộ khung hoàn chỉnh phù hợp với sự phát triển lâu dài của công ty, để thích nghi với đặc tính linh hoạt không xác định của nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực

Giá trị ứng dụng:
Thực hiện hợp tác với tập đoàn Điện tín một cách toàn diện trên phạm vi toàn quốc, thông qua việc triển khai dự án, điện tín Trung Quốc đã chấp nhận eHR của UFIDA, do đó chính tập đoàn cùng với công ty điện tín ở Bắc Kinh, An Huy đã bỏ hệ thống cũ sử dụng hệ thống eHR của UFIDA, đồng thời đây cũng là cơ sở cho việc duy trì mối quan hệ hợp tác sau này.
Trong quá trình triển khai dự án cho tập đoàn điện tín, có phát triển thêm chức năng quản lý tổng số lượng quy trình nghiệp vụ tổng hợp cùng với các loại quy trình nghiệp vụ nhân sự, bổ sung những chỗ còn thiếu trong phần mềm tiêu chuẩn, giúp cho việc tăng cường tính cạnh tranh của sản phẩm eHR.
Sơ bộ xây dựng được mô hình hợp tác triển khai dự án trên phạm vi toàn quốc cho UFIDA, cung cấp cơ sở tham khảo cho các dự án có đặc thù tương tự sau này.
Bên cạnh việc triển khai dự án đồng thời cũng xây dựng được mối quan hệ phát triển từng bước với khách hàng: từ quan hệ bên A bên B, tiến dần đến quan hệ đối tác hợp tác, giúp đỡ học hỏi lẫn nhau.

Lời cảm ơn từ khách hàng
Trong quá trình vận hành thử, Điện tín Trung Quốc đã lập ra một nhóm chuyên gia tiến hành đánh giá nhận xét. Nhóm chuyên gia đã thống nhất cho rằng:
Trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống HR về cơ bản các chức năng đã khá đầy đủ, đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ về quản lý tổ chức, quản lý nhân sự, quản lý lương, phúc lợi…của tập đoàn điện tín Trung Quốc cũng như các công ty điện tín tại các tỉnh, đồng thời liên kết được với các hệ thống OA, BW, tài vụ, giúp có sự chuẩn bị tốt cho modul HR tích hợp với các hệ thống khác.