Con đường đến với ERP UFIDA của Tayo Motor

Nhà xưởng trông giống như một khách sạn năm sao, rộng lớn sáng sủa và cũng rất hoa lệ; hơn nghìn công nhân đang hăng say bên dây chuyền lắp ráp, đông đúc bận rộn nhưng rất theo trật tự. Đó là một doanh nghiệp sản xuất truyền thống, có tràng web riêng, có rạp chiếu phim, nhà ăn, thư viện, phòng tập thể dục, toà nhà văn phòng tráng lệ, khu hoa viên nho nhã thanh tao…khác xa so với sự “hỗn độn” mà người ta vẫn thường gán cho các công ty sản xuất.
Đó chính là công ty TNHH kỹ thuật xe máy Tayo tại thành phố Giang Môn tỉnh Quảng Đông, một công ty có gần 2000 nhân viên tính trên phạm vi toàn quốc. Sau khi thành lập được 6 năm, doanh thu năm đạt hàng tỷ nhân dân tệ, trở thành doanh nghiệp tư nhân nổi bật của tỉnh Quảng Đông
Là người đứng đầu, ông Tuyết Hưng Quốc nói một cách say sưa về quá trình thông tin hoá và những thành tựu đã đạt được của Tayo Motor.

Các tập đoàn ngành sản xuất xe máy ở Giang Môn càng nhiều, sự cạnh tranh càng tăng
Ở Trung Quốc, cho đến thời điểm này, ngành sản xuất xe máy chủ yếu tập trung ở ba khu vực: Quảng Đông, Trùng Khánh và Giang Triết. Trong đó khu vực Quảng Đông có sản lượng năm lớn nhất mà Giang Môn lại là khu vực trọng điểm của Quảng Đông: năm 2006, sản lượng đạt hơn 2.600.000 xe, chiếm hơn 13% sản lượng toàn quốc, trong đó khu Bồng Giang thành phố Giang Môn lại là nơi hình thành nên cơ sở sản xuất xe máy cấp khu vực lớn nhất Trung Quốc.
Giang Môn vốn là huyện Hoa kiều nổi tiếng của Quảng Đông, ngay từ đầu thời kỳ cải cách, đã bắt đầu việc buôn bán nhập khẩu xe máy, nhu cầu tăng mạnh đã khiến cho Giang Môn trở thành “căn cứ địa” buôn bán, nhập khẩu xe máy lớn nhất Trung Quốc, chiếm gần 50% so với thị trường trong nước.
Các doanh nghiệp rõ ràng là không chịu chấp nhận việc kiếm lợi nhuận bó hẹp trong phạm vi xuất nhập khẩu xe máy, các cơ sở kinh doanh xe máy phát đạt luôn ấp ủ một tham vọng phát triển nhanh chóng ngành sản xuất xe máy tại Giang Môn. Rất nhiều cơ sở kinh doanh xe máy chuyển sáng mô hình sản xuất, bắt đầu từ việc sản xuất linh kiện và lắp ráp với quy mô nhỏ. Cho đến sau thập niên 90, rất nhiều doanh nghiệp được thành lập và nhanh chóng chiếm thị phần xuất nhập khẩu xe máy đồng thời hoàn thành việc chuyển đổi cơ cấu từ “bán xe” sang “sản xuất xe”, đồng thời cũng thu hút các nhà sản xuất linh kiện xe đến “chiếm đóng” tại các khu vực xung quanh, hình thành mô hình chuỗi công nghiệp hoàn chỉnh, làm phong phú thêm chức năng của cả một ngành công nghiệp. Đến sau năm 2000, các công ty sản xuất nguyên xe cũng như các công ty sản xuất linh kiện nổi tiếng trong nước cũng đã bắt đầu lần lượt đến Giang Môn, hình thành nên khu vực có sức ảnh hưởng lớn nhất Trung Quốc, có quần thể chuỗi công nghiệp hoàn chỉnh. Sau đó đến năm 2003, thành phố Giang Môn được hiệp hội công nghiệp xe ô tô Trung Quốc dành tặng danh hiệu “Cơ sở điển hình nhất toàn quốc cho ngành nghề sản xuất xe máy”. Năm 2005, trong hội nghị liên tịch thúc đẩy phát triển các quần thể sản xuất công nghiệp, cụm công nghiệp sản xuất xe máy thành phố Giang Môn đã được bầu chọn là khu vực điển hình số một của tỉnh Quảng Đông.
Trên thực tế, mười năm trở lại đây, tốc độ tăng trưởng GDP bình quân năm của ngành sản xuất xe máy Giang Môn là gần 30%, năm 2006, sản lượng đạt được 2.798.000 xe, tăng 26,8%, tổng giá trị sản lượng đạt 13,772 tỷ NDT, tăng 30,66% so với cùng kỳ năm ngoái. Hiện nay chỉ tính riêng trong phạm vi Bồng Giang thành phố Giang Môn đã có tới 8 doanh nghiệp sản xuất xe máy, cả thành phố Giang Môn có hơn 15 doanh nghiệp, còn sản xuất các linh kiện phụ tùng liên quan tổng cộng có hơn 200 công ty. Xét một cách tổng thể, đặc thù của cụm công nghiệp được thể hiện rất rõ. Trong phạm vi mấy chục kilomet vuông nhỏ bé, tất cả các chính sách đều có liên quan đến nhất cử nhất động của ngành sản xuất xe máy toàn quốc.
Đối với kinh tế khu vực, cụm công nghiệp này chỉ mang lại lợi ích chứ không hề gây thiệt hại gì cả, tuy nhiên nếu xét đến mỗi một doanh nghiệp trong cụm công nghiệp ấy thì không cần phải nói cũng biết là áp lực rất lớn. Suy cho cùng, đối thủ cạnh tranh ở ngay liền kề và đều nắm rõ tình hình của nhau như lòng bàn tay, làm thế nào để có sự đột phá trong môi trường đầy tính cạnh tranh này đều là những cân nhắc, suy nghĩ vô cùng thận trọng của mỗi một doanh nghiệp sản xuất xe máy ở Giang Môn. Hiển nhiên, một doanh nghiệp nổi trội hơn sẽ giành được vị trí tiên phong trong ngành sản xuất xe máy toàn quốc.
Đối với vấn đề này, ông Tuyết Hưng Quốc cũng thẳng thắn: lịch sử phát triển ngành sản xuất xe máy Trung Quốc không hẳn là đã lâu, nhưng sức cạnh tranh cho đến nay là vô cùng kịch liệt, cho dù như vậy, Tayo Motor vẫn giành được ưu thế nổi trội trong hoàn cảnh này.
Năm 2006, mức bình quân nội tiêu và xuất khẩu của Tayo Motor đã đạt mức cao nhất trong lịch sử, trong đó ngoại tiêu tăng 223% so với năm 2005, không còn gì phải nghi ngờ, những thành tích đã đạt được này như một cái gật đầu thừa nhận của thị trường đối với Tayo Motor. Đứng tại xưởng sản xuất độc lập có diện tích lớn nhất Châu Á của Tayo Motor, ông Tuyết Hưng Quốc tự hào nói: “Trước kia, dây chuyền sản xuất tiêu chuẩn quy mô như thế này chỉ các thương hiệu liên doanh mới có”.
Trong khu công nghiệp chiếm hơn 700 mẫu đất này, Tayo Motor có các dây chuyền thiết bị sản xuất nhập từ Mỹ, Đức với năng lực sản xuất đạt tới con số một triệu xe máy và hơn hai triệu động cơ xe máy một năm. Công ty cũng đã đạt được hệ thống chất lượng ISO 9001 cùng với 21 hạng mục bắt buộc về kiểm tra chất lượng do nhà nước yêu cầu, đồng thời cũng đã thông qua tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên nghiệp motor ISO 14000 và các chứng chỉ về ngành xe máy của nhiều nước trên thế giới như EEC, DOT, EFA…,gia nhập danh sách các doanh nghiệp sản xuất xe máy và xe cải tiến dân dụng toàn quốc. Tất cả những điều đó đã thể hiện rất rõ: Trong hoàn cảnh này, Tayo Motor đã có những tích luỹ của riêng mình, hay nói cách khác là ưu thế hiện nay của Tayo Motor là có nền tảng cơ sở khả quan và có sự hoàn thiện về sản xuất.
Đáng nói là ở chỗ, sự thành công của một doanh nghiệp có được lâu dài hay không, nhân tố quyết định lại không chỉ ở các ưu thế có được mà được quyết định bởi các “sở đoản”. May mắn là cấp lãnh đạo của Tayo Motor không vội tự hài lòng với những thành tích hiện tại càng không bị những thành tích tốt đẹp đó làm cho mụ mị. Đồng thời với việc duy trì tốc độ tăng trưởng, Tayo Motor không ngừng nỗ lực tìm kiếm những “sở đoản” của mình để kịp thời bù đắp cho những phần đó.
Trong hai năm gần đây, Tayo Motor để ý thấy, ngoài những loại xe máy dùng trong giao thông, những loại xe máy có chức năng khác ví dụ như xe máy thể thao cũng đang rất phát triển. Còn yêu cầu đối với nguyên vật liệu cũng ngày càng phức tạp. Thị trường càng phát triển, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của khách hàng ngày càng cao, đồng thời các sản phẩm quốc tế trên thị trường cũng có sức cạnh tranh rất lớn, mà giá nguyên vật liệu như dầu thô, sắt thép cũng tăng vùn vụt, chỉ đơn thuần dựa vào phương pháp giảm giá thành lao động để giảm chút giá thành sản phẩm cũng trở nên ngày càng khó khăn. Vậy thì làm thế nào để trong tình hình hiện nay vẫn có thể xử lý tốt 2 vấn đề lớn là khống chế giá thành và đảm bảo chất lượng? Tayo Motor đã tìm đến công cụ quản lý hữu hiệu nhất đó là ERP.
Từ tháng 1 năm 2003, Tayo Motor đã triển khai hệ thống ERP của một nhà cung cấp trong nước, chủ yếu là các modul quản lý tồn kho, quản lý thu mua, quản lý bán hàng, kế toán. Nhưng sau khi ứng dụng được khoảng 2 năm, đã không đạt được hiệu quả như mong muốn trong phương diện cải thiện hiệu xuất công việc và chia sẻ thông tin chung, cũng như không đáp ứng kịp với tốc độ tăng trưởng và phát triển của Tayo Motor.
Từ ngày 31 tháng 12 năm 2005, Tayo Motor hợp tác với UFIDA Quảng Đông, tiến hành triển khai giải pháp mang thương hiệu nổi tiếng của UFIDA_ hệ thống U861, đồng thời vào ngày 13 tháng 1 năm 2006 bắt đầu tiến hành nghiên cứu các yêu cầu của dự án. Trải qua hơn 4 tháng hợp tác chặt chẽ, đến ngày 1 tháng 4 năm 2006 hệ thống đã chính thức được sử dụng, đến cuối tháng 5, kết luận ứng dụng hoàn toàn thành công.
Trước khi bắt đầu dự án, Tayo Motor hoàn toàn xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình: Hy vọng thông qua sản phẩm U8 của UFIDA có thể tăng cường hoạt động lưu chuyển vật tư, phối hợp sản xuất, thực hiện kết hợp nội lực và ngoại lực, tận dụng các điểm mạnh của sản phẩm U8 như tính năng quản lý theo hệ thống, tính năng chia sẻ thông tin dữ liệu, ứng biến kịp thời với các thay đổi, tính năng mô phỏng, dự tính để cung cấp số liệu kịp thời cho các bộ phận kinh doanh, sản xuất, vật tư, tài vụ…để giúp lãnh đạo công ty và các nhân viên quản lý công ty có thể nắm bắt tình hình vận hành của công ty bất cứ lúc nào, không ngừng cải tiến quyết sách kinh doanh, nâng cao năng lực thích ứng của công ty, hỗ trợ cho người dùng có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát sao cho có thể giao hàng đúng hạn cho khách, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tăng cường khống chế giá thành, tập hợp, phân bổ chi phí, tính toán giá thành một cách chính xác, tránh và giảm thiểu các trường hợp lộn xộn, sai xót do con người gây nên
Sau khi nhân viên ERP UFIDA tiến hành các bước điều tra kỹ càng, đã cùng phối hợp với nhóm dự án ERP của Tayo Motor bắt đầu một bước tiến lớn trong cải cách. Do có liên quan đến rất nhiều bộ phận phòng ban bao gồm phòng kinh doanh, phòng thu mua, phòng vật tư, phòng chất lượng, phòng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng tài vụ, …nên nhân viên UFIDA đã phải vạch ra các bước triển khai chi tiết, mỗi một modul sẽ tương ứng với một bộ phận, thông qua cách thức chỉ rõ từng người từng việc như vậy mới có thể đảm bảo việc triển khai ERP được hiệu quả nhất
Lấy bộ phận sản xuất làm hạt nhân để cho các modul có liên quan đến bộ phận này như MPS, MRP, đơn sản xuất…có thể đạt được mục đích cuối cùng là theo dõi kịp thời tình hình sản xuất dưới xưởng. Hai bên cùng nghiên cứu các điểm khó khăn khi thực hiện quản lý các quy trình này. Khi các tính năng của modul về kế hoạch sản xuất chính, đơn hàng sản xuất đã hình thành thì chủ quản xưởng sản xuất sẽ có thể thông qua ERP để biết được tình hình các công đoạn đã hoàn thành đến đâu, khi nào có thể ra bán thành phẩm hoặc thành phẩm, khi nào nhập kho…có thể bao quát được tiến độ của các xưởng sản xuất. Trước kia, chủ quản phải đứng cả ngày ở ngoài xưởng, bây giờ chỉ cần ở trong văn phòng cũng có thể nắm bắt được tình hình và tiến độ sản xuất một cách chính xác, kịp thời.
Qua mấy tháng vất vả, đội ngũ triển khai đã loại bỏ được quy trình truyền thông tin thủ công, loại bỏ được tình trạng nhiều hệ thống, nhiều bộ sổ sách, nâng cao nghiệp vụ, nâng cao độ chính xác của số lượng tồn kho, tiến hành từng bước ưu việt hoá toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, thông qua việc hợp nhất nghiệp vụ với tài vụ, thực hiện quản lý đồng bộ lưu thông vật tư, lưu thông tiền tệ, lưu thông thông tin, số lượng hàng tồn kho chính xác, đảm bảo có kế hoạch chính xác cho nhu cầu nguyên vật liệu, đồng thời tạo được cơ sở nên tảng vững chắc cho các bước triển khai tiếp theo.

UFIDA - Người bạn đồng hành cùng Tayo Motor
Đối với khách hàng Tayo Motor, phó chủ tịch công ty UFIDA, tổng giám đốc công ty phần mềm UFIDA Quảng Đông- ông Chu Thiết Sinh tự hào: “Sau khi chính thức hoàn thành và sử dụng thành công, tháng 12 năm 2007, Tayo Motor đã đưa ra một quyết định hết sức quan trọng: trong 1200 công nhân ở xưởng lắp ráp, tiến hành giảm biên chế 500 người, chỉ giữ lại 700 người. Sau 3 tháng, thực tế cho thấy, 700 người làm việc hiệu suất lại cao hơn so với 1200 người trước kia. Có lẽ sẽ có người cho rằng việc cắt giảm biên chế sẽ có ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty sau này, nhưng thực tế chính là minh chứng hùng hồn cho kết quả hiệu suất sản suất vẫn tăng sau khi cắt giảm người. Công việc kinh doanh của công ty nhạy bén hơn, mọi công việc, sản lượng đều không có bất kỳ một sự ảnh hưởng nào. Công tác quản lý và khống chế giá thành đều được thực hiện một cách xuất sắc. Nếu như không có ERP, thì công ty sẽ không thể đưa ra quyết định quan trọng đó, và nếu có thì cũng không thể khiến cho công việc sản xuất vẫn được tiến hành một cách thuận lợi như thế.
Rõ ràng là có sự chuyển biến! Nhân viên bộ phận IT là những người cảm nhận được sâu sắc nhất. Ông Lương Ngọc Băng, giám đốc trung tâm máy tính công ty Tayo Motor nói: “Trước kia, phụ trách PC và MC có tổng cộng hơn 30 nhân viên, bây giờ chỉ giữ lại có 2 người mà 2 nhân viên này thông qua hệ thống ERP có thể hoàn thành việc sắp xếp kế hoạch mua hàng, nhận hàng cho quá trình sản xuất, kiểm soát chặt chẽ, rút ngắn thời gian giao hàng bình quân từ 7 đến 9 ngày như trước kia xuống còn 3 ngày.
Nhìn lại toàn bộ quá trình triển khai dự án, chuyên gia cao cấp của UFIDA Thôi Hiểu Dương đánh giá: “Việc thông tin hoá của Tayo Motor đã thực hiện thành công, doanh nghiệp qua đó đã gặt hái được nhiều thành công và hiệu quả. Trước tiên, việc chỉnh đốn lại dữ liệu cơ sở của doanh nghiệp đã khiến cho khả năng quản lý của Tayo nâng cao rõ rệt. Sự hỗ trợ khá lớn của ERP đối với doanh nghiệp đó chính là ưu hoá hệ thống cung ứng giải quyết khá tốt các vấn đề như đánh giá và quản lý các nhà cung ứng, giảm thiểu các mặt còn tồn tại, sau đó là thông qua MRP tiến hành quản lý có hiệu quả hệ thống quy trình sản xuất tiêu chuẩn, đặc biệt là việc xác định nhu cầu đối với các linh kiện thông dụng, giảm bớt được tình trạng sản xuất mò, giải quyết các nút thắt cổ chai về nguồn lực. Ngoài ra, đặc thù của ngành sản xuất xe máy là có thể có trường hợp cùng một loại xe nhưng có nhiều trạng thái khác nhau, đó là do yêu cầu của từng khách hàng dẫn đến linh kiện lắp ráp có một số bộ phận khác nhau.Nếu xử lý một cách thủ công thì phải đánh mã cho từng trạng thái riêng, dẫn đến hệ thống mã số rất phức tạp, mà lại gây khó khăn cho các quy trình sau như việc xử lý đơn hàng, xác định trạng thái theo yêu cầu khách hàng,theo dõi sản xuất cũng như dịch vụ sau bán hàng…Trong khi đó nếu thông qua chức năng ATO hiện có trong hệ thống ERP của UFIDA (chức năng lắp ráp theo đơn hàng) sẽ giải quyết được các vấn đề phức tạp này, đáp ứng được nhu cầu quản lý “một loại xe nhiều trạng thái” của doanh nghiệp.
Khi tổng kết kinh nghiệm thành công của dự án, chúng ta có thể thấy rằng kế hoạch chuyển đổi phương thức không chỉ đơn giản là chuyển đổi từ việc thực hiện thủ công sáng việc thực hiện bằng máy tính mà là quá trình thay đổi về quan niệm. Cấp lãnh đạo của Tayo Motor ý thức rất rõ được điều này, nên một lần nữa chứng minh rằng triển khai ERP là “công trình của các nhà lãnh đạo”. Chính từ kinh nghiệm thực tiễn của vị tổng giám đốc công ty ông Tuyết Hưng Quốc đi đầu quán triệt công tác triển khai ERP, thúc đẩy tiến độ cả dự án, những việc này đã góp phần hết sức quan trọng cho sự thành công của dự án.
Ông Chu Thiết Sinh tổng kết, thông qua những hiệu quả từ việc thông tin hoá quản lý do ERP mang lại cho doanh nghiệp, đã thể hiện rõ nét sự đổi mới của Tayo Motor, 1200 nhân viên giảm còn 700 nhân viên vậy mà kết quả kinh doanh sản xuất lại ổn định hơn, tính tích cực trong công việc cao hơn đồng thời hiệu suất công việc được nâng lên rõ rệt. Như vậy ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp trong bối cảnh phải đối diện với những biến động thị trường, nhưng thay đổi trong quản lý vẫn có thể đưa ra được những quyết định nhanh chóng, chính xác. Trên thực tế, Quảng Đông cũng có rất nhiều doanh nghiệp tương tự như Tayo Motor, cần có những hệ thống tương tự như ERP UFIDA hỗ trợ họ thực hiện việc nâng cao quản lý để ứng phó kịp thời với những cạnh tranh ngày càng khốc liệt và phức tạp của thị trường toàn cầu.
Tất nhiên, sau khi đã cảm nhận được vị ngọt của thành công, Tayo Motor cũng không lấy đó làm tự hài lòng, còn nhiều mục tiêu và tham vọng đang được ấp ủ. Tập đoàn Tayo Motor cũng đang có ý định trở thành khách hàng đầu tiên thử dùng sản phẩm mới ra mắt U9, phần mềm quản lý doanh nghiệp đầu tiên hoàn toàn dựa trên cấu trúc SOA do UFIDA tự nghiên cứu và phát triển. Tayo Motor rất quan tâm tới một số tính năng của U9 như hỗ trợ phối hợp nghiệp vụ giữa nhiều đơn vị hoặc nhiều xưởng sản xuất. Đã có nền tảng là bước hợp tác ban đầu rất tốt, hai bên đang bàn bạc các vấn đề liên quan đến việc lựa chọn sản phẩm U9. Đối với vấn đề này, ông Lương Ngọc Bằng còn đang ấp ủ một kế hoạch lâu dài đó là “Kế hoạch 3 năm doanh nghiệp IT” nhằm giúp đỡ Tayo có khả năng đương đầu, thích ứng với thời đại thương mại điện tử toàn cầu.