Sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt của thị trường cộng với sự phát triển nhanh chóng của chính mình đã đem lại cho công ty TNHH XTEP Trung Quốc những thách thức lớn . “Chú ngựa chiến” trong ngành sản phẩm thể thao này sẽ ứng phó ra sao ?
Biết người biết ta , trăm trận trăm thắng
Trong suy nghĩ của ông Ngô Thọ Hồng - giám đốc kinh doanh XTEP - thì ba đặc thù lớn của ngành kinh doanh giầy thể thao chính là nhân tố quyết định cho nhu cầu thông tin hoá của XTEP
Ngành sản xuất giầy thể thao ở Phổ Giang đã bị đồng hoá một cách nghiêm trọng, từ các chủng loại sản phẩm đến mô hình mạng lưới tiêu thụ được sao chép lại giống hệt nhau. Tình hình thị trường như vậy đã đặt ra một yêu cầu rất cao cho việc nghiên cứu phát triển sản phẩm cũng như nắm bắt , thu thập các thông tin thị trường của doanh nghiệp; chỉ có tiếp cận hơn với người tiêu dùng sau đó phản hồi các nhu cầu của người tiêu dùng lại cho bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm một cách nhanh nhất mới có thể dành được thắng lợi trong cuộc cạnh tranh hết sức khốc liệt này. Trong khi đó , các cấp quản lý của ngành sản xuất sản phẩm thể thao này hết sức phức tạp : gồm có cấp tổng công ty , cấp phân công ty , các đại lý bán buôn rồi thậm chí có cả đại lý cấp 2 , và sau cùng là các cửa hàng bán lẻ . Trong khi đó ngành phục trang lại chỉ đơn giản là nhà cung cấp phân phối trực tiếp cho điểm bán lẻ, sự phản hồi thông tin là rất nhanh. Trước kia, các thông tin từ thị trường đều phải thông qua một loạt các công đoạn như điện thoại, fax…mới có thể phản hồi lên đến tổng công ty, như vậy vừa tốn thời gian mà thông tin trong quá trình truyền đạt rất dễ mất đi sự chính xác mà theo như cách diễn đạt của giám đốc điều hành công ty đó là rất dễ gây ra sự “nhiễu số liệu”. Ông Diệp Tề nói : XTEP có tới hơn 3.000 cửa hàng phân phối ở hơn 30 tỉnh thành trên toàn quốc , trước kia , bất kể là việc truyền đạt thông tin quản lý nội bộ hay các phản hồi thông tin từ các khâu cuối cùng đều vô cùng khó khăn , phiền phức . Thêm nữa, các đòi hỏi về sự hợp mốt, hợp thời trang đối với ngành sản phẩm thể thao là rất cao, nhà cung cấp buộc phải theo sát với các trào lưu hiện tại thì các sản phẩm đem ra thị trường mới có thể đáp ứng nhu cầu cũng như thị hiếu người tiêu dùng một cách nhanh chóng
Hiện nay, việc quản lý thông tin đã được đặt lên vị trí thứ 3 trong các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp, hai mục tiêu phía trước là nghiên cứu phát triển và thiết lập mạng lưới khách hàng . Giám đốc kinh doanh cho biết cấp lãnh đạo của XTEP vô cùng đề cao tầm quan trọng của mục tiêu này: “ quy mô công ty chúng tôi hiện nay là khá lớn , có hơn 5.000 khách hàng , 23.000 đơn vị xuất hàng , một năm có đến hàng triệu mã hàng , nếu muốn quản lý chi tiết , chặt chẽ thì chỉ có nhờ vào thông tin hoá, thứ hai là ngành sản phẩm thể thao hiện nay quan trọng nhất vẫn là việc quản lý tồn kho. Các mặt tốt, chưa tốt của việc quản lý kho cùng với thông tin về khách hàng là rất quan trọng, trực tiếp quyết định đến năng lực cạnh tranh thị trường của doanh nghiệp. Thứ ba, trong ngành đồ dùng thể thao, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng đã từ cạnh tranh về thương hiệu, quy trình quản lý phát triển đến cạnh tranh quản lý thông tin, chính là cạnh tranh về các tính năng của ERP, làm thế nào để lượng tồn kho không hiệu quả giảm xuống mức thấp nhất? Làm thế nào để cung cấp cho bộ phận nghiên cứu phát triển những thông tin hữu ích nhất, kịp thời nhất để xứng đáng bỏ công sức và nhân lực ra nghiên cứu?”
Khởi đầu bằng lĩnh vực ngoại thương , XTEP trước kia chỉ phải đối mặt với loại hình lô hàng lớn, hoàn toàn không thông thạo với loại hình phân phối bán lẻ , mô hình mạng lưới tiêu thụ, khách hàng còn mỏng.Khi mới gia nhập thị trường trong nước, vẫn phải lấy loại hình bán buôn làm chủ yếu. Dần dần cùng với sự phân hoá thị trường , doanh nghiệp buộc phải bồi dưỡng năng lực cạnh tranh , coi trọng hơn tới khách hàng bán lẻ , “ mục tiêu của chúng tôi là tiến hành phương thức kinh doanh “bám gót” , các cửa hàng bán lẻ phát triển đến đâu , tổng công ty sẽ theo đến đấy . Lúc này , nếu vẫn dựa vào con người để thực hiện thì vô cùng khó , đặc biệt là trong ngành sản phẩm thể thao , chỉ cần yêu cầu mọi người đều dùng hộp thư điện tử cũng đã là rất khó khăn” ông Diệp Tề chia sẻ
XTEP trưởng thành một cách nhanh chóng, mức tiêu thụ có điểm khởi đầu khá cao so với mặt bằng ngành đồ dùng thể thao, do đó, bất kể là sản phẩm giầy hay phục trang, mỗi năm đều tăng gấp bội, thậm chí sản phẩm phục trang còn tăng gấp 4 lần. Tốc độ gia tăng nhanh chóng như vậy kéo theo lượng chu chuyển và lượng số liệu cần xử lý cũng tăng lên rất nhiều , đặt ra yêu cầu khá cao cho năng lực xử lý dữ liệu của nhân viên XTEP. Trước kia, XTEP đều dùng Office để hoàn thành những công việc này, phương thức này hiện tại không thể ứng phó với tốc độ phát triển, mở rộng của doanh nghiệp.XTEP cần một hệ thống phần mềm ổn định để quản lý những công việc này.
Bước nhỏ tiến nhanh, hiệu quả rõ rệt
Khi xây dựng hệ thống phân phối , XTEP áp dụng phương thức từ tổng công ty từng bước mở rộng , phát triển ra các công ty con , các cửa hàng , thống nhất tuân theo nguyên tắc “ bước nhỏ nhưng tiến nhanh” . Hệ thống sử dụng cấu trúc BS, như thế tất cả các quyền hạn quản lý đều được tập trung ở tổng công ty đồng thời có thể tiến hành uỷ quyền một cách có hiệu quả.Mà trước mắt vấn đề lớn nhất cần giải quyết là hệ thống cửa hàng ngày càng phát triển một cách nhanh chóng. Hiện nay , tổng công ty XTEP , nhà phân phối , đại lý đều đang sử dụng hệ thống mới , những khó khăn trong việc ứng dụng rộng rãi đã tương đối ít đi , nhưng các đại lý chưa đáp ứng đủ một số tố chất , số lượng các cửa hàng bán trực tiếp lại quá lớn , để tập trung lượng lớn các số liệu này lại quả là điều không phải dễ
Làm thế nào để ứng dụng rộng rãi hệ thống mới, mà vẫn có thể đảm bảo các đại lý sử dụng một cách chính xác? Là một thương hiệu đã phát triển, XTEP không thể hoàn toàn dựa vào áp lực do thị trường tiêu thụ mang lại để triển khai hệ thống mới cho các đối tác. Cùng sự giúp đỡ của công ty UFIDA, XTEP áp dụng cách thức độc đáo, kết hợp giữa bắt buộc và khích lệ để triển khai sử dụng hệ thống, đạt được hiệu quả rất tốt
Giám đốc kinh doanh–ông Ngô Thọ Hồng cho biết “tận dụng được tiềm lực, tài nguyên cùng với quy trình chặt chẽ là những điểm mạnh chủ yếu mà ERP UFIDA mang lại.Với thời cơ là mức tiêu thụ tăng nhanh chóng , không những tính chính xác và tốc độ sắp xếp đơn đặt hàng của bộ phận bán hàng được cải thiện một cách rõ rệt mà nhân viên kinh doanh cũng có nhiều thời gian tìm hiểu khách hàng hơn , phục vụ khách hàng được tốt hơn , thêm vào đó , việc nắm bắt số liệu kinh doanh cũng chính xác , kịp thời hơn mà lại có thể tiến hành thống kê phân tích bất cứ lúc nào .”
“ Trước kia , muốn quản lý đơn đặt hàng thì phải lập một cái bảng biểu , sau đó nhập các thông tin đơn đặt hàng của khách vào , mỗi ngày lại phải ghi chép số liệu phát hàng , sau đó tiến hành cộng cộng trừ trừ để biết xem chúng tôi còn bao nhiêu hàng chưa phát cho khách . Nếu muốn tra cứu tình hình xử lý đơn đặt hàng thế nào lại phải xử lý số liệu lại từ đầu, thao tác rất phức tạp. Nhưng bây giờ đã có hệ thống xử lý số liệu, toàn bộ tình hình phát hàng cho khách ra sao bất cứ lúc nào cũng có thể tra cứu,do đó theo dõi được đơn hàng một cách kịp thời”
“Mặt khác, việc quản lý phát hàng cũng đạt được rất nhiều cải thiện. Trước kia là viết phiếu theo phương pháp thủ công , rất dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót , chỉ cần một ký hiệu viết láu một chút là có thể gây ra nhầm lẫn màu sắc rồi , bây giờ dùng cả một hệ thống để quản lý , nhập dữ liệu đều dùng bàn phím , tránh được những sai xót cho nhân viên xuất hàng , mà trước kia viết bằng tay tốn rất nhiều thời gian , bây giờ hiệu suất đã tăng lên rất nhiều”
Chủ quản bộ phận quản lý thông tin lại cho hay: trước kia, bộ phận kinh doanh ngày nào cũng phải làm thêm giờ để dùng bảng tính Excel trừ lượng tồn kho, thống kê, tổng hợp hàng tồn . Bây giờ mọi người nhẹ nhàng hơn rất nhiều, tuy lượng tiêu thụ vẫn không ngừng tăng nhanh nhưng lượng công việc thì lại giảm. Các công ty con cũng ý thức được tầm quan trọng của việc thông tin hoá, nên cũng đã chủ động yêu cầu ứng dụng hệ thống ERP
Nhân viên bộ phận bán hàng Mã Lệ Hoa là người hiểu rõ việc tăng lượng đơn hàng , sắp xếp đơn hàng nhất.Bây giờ việc phân tích đơn hàng đã thực hiện được “ hiện hình hoá” , số lượng đặt hàng , lượng tồn kho và đơn đặt hàng của khách đều có thể tiến hành phân tích báo cáo tức thời , không như trước kia mỗi một tuần mới phân tích được một lần mà còn có tình trạng số liệu không chính xác. Đối với việc xếp đơn hàng, trước kia thông tin tồn kho không được chia sẻ kịp thời, dễ dẫn đến sản xuất chồng chéo, bây giờ thông tin tồn kho được chia sẻ , truyền đạt tức thời, tuỳ cơ ứng biến có thể ưu tiên khách hàng cần gấp , đáp ứng nhu cầu , nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đối với tài liệu nghiệp vụ, trước kia cứ nửa năm tiến hành tiêu huỷ một lần. Bây giờ sử dụng ERP, hơn năm trời vận hành, dữ liệu mỗi ngày đều được bảo lưu đầy đủ lại còn có thể tra cứu bất cứ lúc nào. “Bây giờ chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc xếp đơn hàng, trước kia cả một buổi sáng chỉ ngồi xếp đơn hàng, bây giờ mỗi buổi sáng tiết kiệm được 2 tiếng đồng hồ, có thêm thời gian có thể tranh thủ liên hệ tìm hiểu khách hàng, thu thập một số thông tin thị trường, nâng cao hiệu suất công việc. Mã Lệ Hoa cười nói “Bây giờ điều chúng tôi lo nhất là ERP “bị ốm”. Có một đợt hệ thống nâng cấp mất có một ngày mà chúng tôi phải tự viết phiếu đến mỏi cả tay”
Ngu Kiện - bộ phận kho- là người cảm nhận được sâu sắc nhất những tiện ích do ERP đem lại: “Hiệu quả có thể thấy trực tiếp nhất đó là giảm sức lao động một cách đáng kể, trước kia ngày nào cũng phải tăng ca đến 2, 3 giờ sáng, bây giờ, về cơ bản là không cần phải làm thêm. Một điều nữa là tính cập nhật, tính chính xác của thông tin, dữ liệu đều được cải thiện rất rõ rệt”
Dự án ERP của tập đoàn XTEP thu được lợi nhuận từ việc tận dụng nguồn lực , kiểm soát quy trình , phối hợp nghiệp vụ , quyết sách và phân tích , bồi dưỡng nhân tài, hỗ trợ thành công phương thức kinh doanh…Việc tận dụng nguồn lực được nâng cao rõ rệt, năng lực sản xuất cá nhân nâng cao gấp bốn lần, quy trình thao tác rất tiêu chuẩn, phối hợp trợ giúp giữa các bộ phận trở nên chính xác , nhanh nhạy , tổng công ty, tổng đại lý, các điểm bán lẻ thực hiện tốt việc phối hợp nghiệp vụ , liên kết dữ liệu ; đối với quyết sách và phân tích có thể ra những báo cáo phân tích một cách nhanh chóng. Xếp đơn hàng, phát hàng một cách chính xác, hợp lý; năng lực ứng dụng hệ thống IT của cả giảm đốc và nhân viên được nâng cao, phương thức làm việc thay đổi, những nhân tài IT của công ty cũng có cơ hội học hỏi , bồi dưỡng ; hỗ trợ thành công phương thức kinh doanh, phản ứng kịp thời với biến động thị trường, vẫn có thể quản lý và phát hàng chính xác khi có nhiều chủng loại hàng và số lượng ngày càng tăng
Về phương diện nguồn nhân lực, năng lực sản xuất cá nhân của công nhân tăng gấp 4 lần, từ bình quân xếp 1.200.000 đôi/năm đạt đến 4.000.000 đôi/năm. Tính chính xác trong phát hàng đạt đến 99%, hiệu quả tăng lên rõ rệt so với 90% trước kia. Lượng phát hàng và lượng hàng quản lý cũng tăng hơn 4 lần nhưng bộ phận kho mặc dù không cần tăng người nhưng việc quản lý hàng vẫn đảm bảo tính chính xác, việc phát hàng vẫn đảm bảo đúng trình tự và kịp thời, hơn thế nữa còn có thể rất nhanh chóng ra được báo cáo. Việc xếp đơn hàng mỗi ngày cũng tiết kiệm được khoảng 2 tiếng ,như vậy có thể dành thời gian để tìm hiểu nhu cầu khách hàng , đạt được sự hài lòng của khách hàng
Về phương diện kiểm soát quy trình công việc , toàn bộ các đơn hàng trong kế hoạch , xếp đơn hàng bán , phát hàng , quản lý hàng …đều căn cứ vào quy trình tiêu chuẩn để thực hiện, việc phê chuẩn , báo cáo thống kê ở các khâu nghiệp vụ đều được kiểm soát chặt chẽ về mặt quyền hạn. Không chỉ thực hiện được việc thống nhất về quyền hạn mà còn thực hiện được cả việc đăng ký quyền lợi và trách nhiệm, trong hệ thống, tất cả các bước phê chuẩn đều được ghi chép, theo dõi đầy đủ, các nghiệp vụ như xếp đơn hàng, lệnh sản xuất, phát hàng, quản lý các công ty con …đều liên kết chặt chẽ với nhau, đối với các yếu tố quan trọng như số lượng, thời gian…đều được quản lý, kiểm soát qua nhiều khâu. Thông qua việc ứng dụng ERP, doanh nghiệp đã thực hiện được mô hình phối hợp chuẩn xác, nhạy bén, có trách nhiệm giữa các bộ phận, hình thành lên một hệ thống vận hành có tính chỉnh thể.
Các khâu phối hợp nghiệp vụ, phân tích quyết sách, bồi dưỡng nhân tài đều được hệ thống ERP hỗ trợ và tăng cường. ERP đã hỗ trợ thành công cho mô hình doanh nghiệp của XTEP
Trước tiên, thực hiện được việc thích ứng nhanh chóng với tình hình thị trường. Thực hiện được việc phân tích tổng hợp tất cả các dữ liệu kinh doanh, kịp thời nắm được tình hình thị trường trong ngày, trong tuần, phản ứng nhanh chóng, chính xác với các thông tin mới nhất trên thị trường, hỗ trợ hiệu quả cho các khâu sản xuất, thiết kế, thu mua…Sau đó là thực hiện được việc cung cấp kịp thời các sản phẩm đa chủng loại, xếp đơn hàng nhanh chóng, hơn nữa lại có thể xử lý việc phát hàng trong ngày, cùng với sự hỗ trợ của ERP, công ty vừa có thể nâng cao được tính chính xác lại vừa nâng cao được hiệu suất công việc. Ngoài ra, có thể cung cấp chính xác các số liệu cho việc lập đơn mua hàng cho sản xuất, phát lệnh sản xuất, mua hàng bổ sung…khống chế giá thành sản xuất, giá thành thu mua một cách hiệu quả, quản lý tồn kho một cách hợp lý
Các tổng đại lý tại các khu vực khác nhau cũng có thể phối hợp một cách hiệu quả. Tất cả các công ty con ( các tổng đại lý) đều có thể xử lý các đơn hàng trên hệ thống ERP, thông qua việc tính toán, truyền dữ liệu một cách nhanh chóng, chuẩn xác, có thể điều tiết hữu hiệu số lượng cũng như chu kỳ phát hàng của các đại lý khác khu vực
Ông Ngô Thọ Hồng nói “UFIDA đã giúp chúng tôi tạo dựng một hệ thống quản lý đại lý thông suốt, một nền tảng phối hợp đa tổ chức cấp tập đoàn, một hệ thống xử lý nghiệp vụ theo quy trình cho tất cả các bộ phận tham gia, một nền tảng thương mại điện tử giữa các đơn vị kinh doanh”
Ông Diệp Tề cũng chia sẻ những kỳ vọng trong tương lai “ Sau bước thông tin hoá này, với tư cách là một giám đốc điều hành, tôi có một ước muốn là chỉ cần ngồi trong văn phòng của mình, mở máy tính, tôi có thể thấy được tình hình kinh doanh của hơn 5000 cửa hàng, nắm bắt được tiến độ công việc của nhân viên, còn có thể giám sát được các đại lý, đỡ được việc hàng ngày phải đàm phán , thoả thuận các chính sách, điều kiện…”
Đánh giá
Lấy ERP làm đại biểu cho ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý , không chỉ là sự cải tiến về cách suy nghĩ , phương thức và hiệu quả kinh tế của cấp quản lý các doanh nghiệp mà quan trọng hơn , thông qua ứng dụng hệ thống ERP có thể xây dựng cơ sở hạ tầng kinh doanh cho doanh nghiệp trên nền tảng thông tin hoá , cuối cùng là thực hiện việc hỗ trợ phương thức kinh doanh cho doanh nghiệp
Giáo sư tiến sĩ Cố Nguyên Huân
Học viện quản lý kinh tế Đại học giao thông Bắc Kinh
|
Câu chuyện thành công